複数の店舗・拠点のシャッターをまとめて管理する方法｜設備台帳と相談窓口

拠点ごとの管理で起きやすいこと

拠点ごとに管理を任せていると、次のようなことが起きやすくなります。

情報が担当者ごとに散らばる

点検の報告書や修理の見積書が、各拠点の担当者の手元や、ばらばらのファイルに保管されていることがあります。本部で状況を確認しようとしても、どこに何があるかが分からず、集めるだけで時間がかかります。

引き継ぎで抜ける

店長や担当者の異動、管理会社の変更のたびに、これまでの経緯が抜け落ちることがあります。「前にも同じ不具合で修理したはず」という記憶だけが残り、記録が見つからないと、同じ確認を一からやり直すことになります。

判断の基準がそろわない

ある拠点では小さな異音でもすぐ修理し、別の拠点では動かなくなるまで様子を見る。基準がそろっていないと、費用のかけ方にも差が出ます。全体で予算を組むときにも、どこに優先してかけるべきかが判断しにくくなります。

設備台帳に入れておきたい項目

まずは、どの拠点にどんなシャッターが何台あるかを、1台ごとに一覧にします。これが設備台帳です。

最初から完璧を目指さない

すべての項目を最初からそろえる必要はありません。拠点名、設置場所、種類、拠点の担当者だけでも、一覧にするだけで全体像が見えてきます。製品のラベルの情報や設置の時期は、各拠点に写真を撮って送ってもらうと集めやすくなります。分からない項目は空欄のままにせず、「不明」と書いておくと、確認が必要な場所が分かります。

1台ごとに番号を付ける

同じ拠点に複数のシャッターがある場合は、「搬入口1」「搬入口2」のように番号を付けておきます。現地のシャッターと台帳の番号が一致していると、不具合の連絡や修理の依頼で、どのシャッターの話かを取り違えにくくなります。番号は、拠点の配置図に書き込んでおくと、初めて訪れる担当者や依頼先にも場所が伝わりやすくなります。

点検記録と修理履歴を拠点ごとに残す

台帳ができたら、点検と修理の記録を拠点ごとにひもづけて残していきます。

点検を受けたら、実施日と結果、指摘された内容を記録します。修理をしたら、日付、内容、依頼先、見積書と報告書の保管場所を記録します。同じシャッターで同じ不具合が続いていれば、修理を続けるか交換を検討するかを判断する材料になります。

記録の置き場所を決める

報告書や見積書の原本は、拠点と本部のどちらで保管するかを決めておきます。写しやデータを本部の決まった場所に集め、台帳には保管場所を書いておくと、必要なときにすぐ取り出せます。拠点ごと、シャッターの番号ごとにフォルダを分けておくと、異動や管理会社の変更があっても引き継ぎやすくなります。

防火シャッターがある拠点

防火シャッターがある拠点では、法令にかかわる管理も必要になる場合があります。建築基準法第12条に基づく定期報告制度では、対象となる建物の防火設備について、資格者が検査を行い、建物の所有者・管理者が特定行政庁へ報告します。対象の範囲や報告の時期は特定行政庁によって異なります。拠点が複数の市区町村にまたがる場合は、拠点ごとに対象かどうかと報告の時期を確認し、台帳に書いておきましょう。

防火シャッターの保守点検と法定の定期検査の違い →

修理・更新の優先順位の付け方

複数の拠点で不具合や劣化が見つかると、すべてを同時に直すのは難しいこともあります。次の観点で整理すると、優先順位を決めやすくなります。

安全と防火にかかわるものは、ほかより先に相談するのが基本です。そのうえで、業務や防犯への影響、経年と履歴をふまえて順番を決めます。予算の都合で後回しにするものも、台帳に「次に検討」と記録しておくと、翌年度の計画に反映しやすくなります。

年間の計画に組み込む

不具合が出てから対応するだけでなく、点検の時期や更新の候補を年間の計画に組み込んでおくと、予算を立てやすくなります。拠点ごとの繁忙期を避けて点検や工事の時期を決めておけば、営業や入出荷への影響も小さくできます。台帳に点検の時期と更新の候補を書いておくと、計画づくりの土台になります。

相談窓口を一本化する

不具合が出たとき、拠点ごとに別々の業者へ連絡していると、本部では状況を追いきれません。社内の窓口と、依頼先の窓口をそれぞれ決めておきましょう。

社内の窓口を決める

拠点の担当者は、不具合に気づいたら使用を止め、写真と状況を本部の窓口へ連絡します。本部の窓口が依頼先とのやりとりと承認の手続きを受け持つ形にすると、記録が一か所に集まります。

拠点の担当者に伝えておくこと

窓口を決めても、拠点の担当者が知らなければ使われません。不具合に気づいたときの連絡先、使用を止めて表示をすること、写真の撮り方（全体と気になる部分）を、短いマニュアルにして各拠点に配っておきましょう。新しい店長や担当者が着任したときにも渡せるようにしておくと、引き継ぎで抜けにくくなります。

依頼先の窓口をそろえる

依頼先も、できるだけ同じ窓口にまとめると、拠点ごとの状況や過去の修理の経緯を伝え直す手間が減ります。管理物件では、管理組合やオーナーの承認が必要な場合もあります。進め方は別の記事で解説しています。

管理物件のシャッター工事で確認すること（承認・日程調整・立会い） →

【やってはいけないこと】

• 拠点の担当者が、本部に伝えないまま個別に修理を発注する
• 不具合の連絡を口頭だけで済ませ、写真や記録を残さない
• 異常のあるシャッターを、修理の承認待ちの間も使い続ける
• 修理が終わったあと、台帳に内容を書き込まない

日本シャッターサービスセンターでできること

日本シャッターサービスセンターでは、店舗・倉庫・工場・管理物件のシャッターの点検、修理・部品交換、交換、新設のご相談を承ります。複数台・複数の拠点をまとめてのご相談も、台数と所在地をお知らせいただければ、現地確認の進め方をご案内します。

防火シャッターの点検・法定の定期検査を行える資格者が複数在籍し、防火シャッターの点検・検査は年間約500件の実績があります。拠点ごとの作業できる曜日や時間帯、入館の手続きを伺い、工事の日時と範囲を整理してからお見積もりします。新設・防火・法人向けの工事には、5年間の施工保証が付きます。

見積もりの比べ方

複数の拠点の修理を比べたり、依頼先を比べたりするときは、金額だけでなく、何が含まれているかをそろえて見ることが大切です。シャッターの修理は条件によって内容が大きく変わるため、ここでは金額の目安ではなく、費用が変わる主な要素を整理します。

※費用は、シャッターの種類・大きさ・設置状況、部品の取り寄せの有無によって変わります。別途、基本料金や作業の時間帯による料金がかかる場合があります。正確な費用は、現地で状態を確認したうえでお見積もりします。

比べるときに確認したいこと

見積書を並べるときは、対象のシャッター、作業の範囲、交換する部品、別途になる項目、作業の日時と条件、保証の内容がそろっているかを確認します。範囲が違えば、金額だけを比べても判断できません。複数の拠点をまとめて依頼する場合は、拠点ごとの内訳が分かる形で出してもらうと、台帳への記録や社内の予算の振り分けがしやすくなります。見積もりの見方は、別の記事でも解説しています。

シャッター修理の見積もりで確認する項目と、修理・交換の費用の違い →

まとめ

複数の店舗・拠点のシャッターは、拠点ごとに任せたままにすると、状態も費用も本部から見えにくくなります。まずは設備台帳で、どの拠点にどんなシャッターが何台あるかを一覧にし、点検記録と修理履歴をひもづけて残しましょう。防火シャッターがある拠点では、定期報告の対象かどうかと時期を、拠点ごとに特定行政庁で確認しておきます。

優先順位は、安全と防火を先に、業務や防犯への影響、経年と履歴をふまえて決めます。相談窓口は社内と依頼先の両方で一本化し、見積もりは範囲をそろえて比べることが大切です。

修理の流れや症状ごとの確認は「シャッター修理」、複数の拠点の工事の進め方は「法人向けシャッター工事」、防火シャッターがある拠点は「防火シャッター」のページもご覧ください。

【付録】この記事で使った用語